ChatGPT in Procurement: Vantaggi, Suggerimenti, Possibili Rischi

La adquisición es una función clave para impulsar cómo las empresas controlan los costos, desarrollan relaciones con proveedores y permanecen en cumplimiento. Pero debido a los flujos de trabajo anticuados llenos de hojas de cálculo, interminables cadenas de correos electrónicos y negociaciones prolongadas, el proceso ha sido más lento de lo que debería ser. Las tecnologías de IA generativa como ChatGPT ahora ofrecen una mejor manera.

Para los equipos que buscan mejorar los tiempos de respuesta, reducir errores y tomar decisiones basadas en verdaderos conocimientos, ChatGPT se está convirtiendo en un activo práctico. En esta guía, hablaremos sobre cómo esta tecnología encaja en la adquisición, dónde puede marcar una verdadera diferencia, qué aspectos tener en cuenta y cómo podría lucir el camino futuro.

¿Qué es ChatGPT y cómo funciona?

ChatGPT es un modelo de lenguaje de inteligencia artificial generativa de OpenAI, entrenado para comprender y producir lenguaje con apariencia humana. Está programado usando algoritmos de aprendizaje profundo entrenados en extensos corpus de datos, lo que le permite responder a consultas relacionadas con adquisiciones, producir contenido escrito e incluso imitar la comunicación de un proveedor.

Lo que hace que ChatGPT sea más efectivo en adquisiciones es su capacidad para evaluar rápidamente datos históricos, ofrecer soporte de lenguaje y producir contenido, desde evaluación de proveedores hasta análisis de contratos. Sin embargo, aunque puede generar respuestas sorprendentemente coherentes, ChatGPT no tiene conciencia; se basa en predicciones estadísticas, no en conciencia real. Ese es un punto clave a tener en cuenta, especialmente al interpretar conocimientos basados en IA en aspectos críticos de las actividades de adquisición.

Equipos de adquisición e IA generativa

Seamos realistas: gran parte del trabajo de adquisición es como una tarea rutinaria. Actividades como automatizar la recopilación de datos, evaluación de proveedores, gestión de contratos y monitoreo de desempeño consumen tiempo que podría desviarse hacia trabajos más estratégicos. ChatGPT se puede utilizar para realizar la mayoría de estas tareas regulares de manera efectiva. Al automatizar la recopilación de datos, ayudar a los equipos con análisis de datos de gastos o sacar a la luz los posibles riesgos ocultos en los datos históricos, puede ser más que un chatbot, puede ser un verdadero potenciador de productividad.

Pero la influencia va más allá de la automatización. Los gerentes de adquisición pueden utilizar ChatGPT para determinar rápidamente tendencias en la cadena de suministro, crear informes de investigación rápidos para negociaciones con proveedores o mejorar el seguimiento del desempeño de los proveedores con resúmenes inteligentes de indicadores clave de desempeño (KPIs). Si un experto en adquisiciones requiere una evaluación de riesgos antes de preseleccionar proveedores o desea modelar un enfoque de negociación, ChatGPT puede ofrecer un punto de partida sistemático, reduciendo la carga cognitiva y mejorando los resultados.

Y aquí está el truco: ChatGPT mejora cómo los equipos de adquisición se comunican eficazmente. Ya sea ayudando a redactar correos electrónicos claros a proveedores, desglosando términos contractuales complicados para partes interesadas internas o explicando requisitos regulatorios en lenguaje sencillo, la IA llena las brechas de comunicación que tienden a ralentizar las decisiones.

Los equipos de adquisición generalmente caminan por la cuerda floja entre velocidad y precisión. Con herramientas de IA, este intercambio comienza a disolverse. Adoptar ChatGPT en adquisiciones digitales permite a los equipos actuar rápidamente sin renunciar al cuidado. Ya sea simplificando solicitudes de compra, optimizando niveles de inventario o llevando a cabo investigaciones de proveedores, ahora tienen un aliado que los mantiene ágiles, actualizados y al mando.

Mejores casos de uso de ChatGPT en adquisiciones

ChatGPT puede ayudar a acelerar las actividades de adquisición proporcionando perspectivas instantáneas, resúmenes estructurados y sugerencias inteligentes. Veamos cómo enriquece la búsqueda y preselección de proveedores.

Investigación y preselección de proveedores

Encontrar proveedores potenciales solía requerir horas de tediosas búsquedas en Google, recopilación de perfiles y envío de correos electrónicos a proveedores prospectivos para obtener información adicional. ChatGPT puede ayudar a agilizar esto. Con criterios como tipo de producto, certificaciones, términos de entrega o mercado geográfico, los expertos en adquisiciones pueden obtener una lista curada de proveedores en segundos.

Aún mejor, ChatGPT puede proponer criterios de selección de proveedores según estándares de la industria, prácticas de mitigación de riesgos o salud financiera del proveedor, ofreciendo más contexto que un motor de búsqueda estático.

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