7 raisons pour lesquelles une implication précoce dans les achats est essentielle

Dans le développement de produits, les achats sont toujours considérés comme une réflexion après coup. Autrement dit, la vérification finale avant le début de la production. Mais les entreprises qui impliquent les achats dès le début obtiennent un avantage considérable. Lorsque les professionnels des achats sont intégrés au cycle de vie du développement de produits dès le départ, ils peuvent réaliser des économies, atténuer les risques et optimiser les coûts avant que les décisions ne soient prises.

Cela est particulièrement vrai pour des secteurs comme la fabrication, la vente au détail, la technologie et la santé, où la complexité de la chaîne d'approvisionnement, les pénuries de matériaux et les exigences réglementaires peuvent faire exploser les délais et les budgets. Si votre équipe d'achats n'est pas impliquée tôt, vous risquez de manquer des opportunités d'efficacité des coûts, de sélectionner de mauvais fournisseurs et de ralentir le délai de mise sur le marché. Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est l'implication précoce des achats, pourquoi elle est importante et comment la mettre en œuvre.

Qu'est-ce que l'implication précoce des achats ?

L'implication précoce des achats (EPI) fait référence à la pratique consistant à intégrer l'équipe d'achats dès les premières étapes d'un projet ou du processus de développement de produit. Cela signifie que les professionnels des achats sont impliqués dès la phase de planification, avant que les décisions concernant les fournisseurs, les matériaux et les contrats ne soient finalisées.

L'objectif de l'EPI est de garantir que les stratégies d'achats s'alignent sur les besoins et les délais du projet dès le départ. En impliquant les achats tôt, les organisations peuvent tirer parti de leur expertise en matière de sourcing, de gestion des coûts, d'évaluation des risques et de relations avec les fournisseurs. Cette approche proactive peut conduire à une meilleure prise de décision, des économies et une exécution plus fluide du projet.

En termes simples, il s'agit de veiller à ce que les achats ne soient pas une réflexion après coup, mais un acteur clé dans la planification et la conception d'un projet. Cela permet d'anticiper les défis potentiels, de trouver les meilleurs fournisseurs et de s'assurer que le projet reste sur la bonne voie financièrement et logistiquement.

Exemple d'implication précoce des achats

Imaginez une entreprise de boissons qui prévoit de lancer une nouvelle gamme de jus de fruits biologiques. En général, le processus peut inclure plusieurs étapes, de la conception à la production. Voici comment l'implication précoce des achats pourrait fonctionner :

1. Concept du produit et sélection des ingrédients : Lors de la phase initiale de conception du produit, l'équipe d'achats est impliquée dans la sélection des bons fruits biologiques, des édulcorants et d'autres ingrédients. En impliquant les achats tôt, l'équipe peut identifier des fournisseurs de haute qualité qui fournissent des certifications biologiques, garantissant que les ingrédients s'alignent sur l'image de marque axée sur la durabilité et la santé.
2. Gestion des coûts et négociations avec les fournisseurs : Les professionnels des achats travaillent en étroite collaboration avec l'équipe de développement de produits pour identifier des fournisseurs rentables pour les matières premières. Ils peuvent négocier des accords d'achat en gros et évaluer la fiabilité des fournisseurs à long terme. En procédant ainsi tôt, l'entreprise peut obtenir de meilleurs prix et éviter les perturbations de la chaîne d'approvisionnement.
3. Considérations sur l'emballage : Les achats peuvent également être impliqués dans le choix des options d'emballage écologiques. Une implication précoce leur permet de trouver des solutions d'emballage durables qui s'alignent sur les valeurs de la marque de l'entreprise et les attentes du marché. Cette décision est essentielle pour la gestion des coûts et pour répondre aux objectifs environnementaux.
4. Planification logistique et de la chaîne d'approvisionnement : En impliquant les achats dès le départ, l'équipe peut commencer à planifier la logistique – en veillant à ce que les matières premières et les produits finis soient livrés à temps pour éviter les retards de production. Par exemple, ils pourraient choisir des fournisseurs avec des délais plus courts ou offrant des options de livraison plus flexibles.
5. Gestion des risques : Les achats peuvent évaluer les risques potentiels liés aux matières premières, comme la volatilité des prix des fruits biologiques ou les pénuries potentielles. En considérant ces risques tôt, ils peuvent trouver des plans de contingence ou des fournisseurs alternatifs pour garantir que le lancement du produit reste dans les délais et le budget.
6. Conformité et certifications : Dans l'industrie alimentaire et des boissons, garantir la conformité aux certifications de santé, de sécurité et de durabilité est essentiel. Les équipes d'achats veillent à ce que tous les fournisseurs respectent les normes réglementaires pour les certifications biologiques, la sécurité alimentaire et autres exigences.

Résultat :

En impliquant les achats tôt dans le développement de la gamme de jus biologiques, l'entreprise peut sécuriser les meilleurs ingrédients à des prix compétitifs, rationaliser la chaîne d'approvisionnement, réduire les risques et garantir que le produit final s'aligne sur ses objectifs de durabilité et de qualité. En fin de compte, le produit est plus susceptible d'être livré à temps, dans le budget et de répondre aux attentes des consommateurs en matière de qualité et de durabilité.

L'importance de l'implication précoce des achats

1. Contrôle des coûts et gestion du budget

L'un des principaux avantages de l'implication précoce des achats est le contrôle des coûts. Lorsque les équipes de sourcing sont engagées dès les premières étapes du processus de développement de produit, elles peuvent identifier de manière proactive des opportunités de réduction des coûts. Les équipes d'achats analysent les coûts des matériaux, les structures de prix des fournisseurs et les remises potentielles sur les achats en gros, garantissant que l'efficacité des coûts est intégrée dans la phase de conception. De plus, elles peuvent aider à prévenir les dépassements de coûts imprévus en évaluant toutes les options de sourcing avant que des décisions clés ne soient prises.

L'implication précoce des fournisseurs permet également aux achats de travailler avec des fournisseurs stratégiques qui peuvent offrir des idées d'économies, telles que :

• Des matières premières alternatives qui optimisent les coûts sans sacrifier la qualité du produit.
• Des stratégies de consolidation des fournisseurs qui réduisent les dépenses logistiques.
• Des négociations anticipées pour des contrats à long terme afin de verrouiller des conditions favorables.

En intégrant les achats tôt, les entreprises peuvent éviter les surprises budgétaires de dernière minute et maximiser les opportunités d'économie.

2. Atténuation des risques

L'identification et l'atténuation des risques sont essentielles dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Les spécialistes des achats aident les entreprises à évaluer les capacités des fournisseurs, à évaluer les risques potentiels et à élaborer des plans de contingence avant que des problèmes ne surviennent.

L'implication précoce permet aux équipes de sourcing de traiter :

• Les pénuries de matériaux en sécurisant des fournisseurs alternatifs à l'avance.
• Les exigences réglementaires qui pourraient impacter la sélection des fournisseurs.
• Les défis logistiques tels que les retards de fret, les problèmes douaniers et les risques de transport.

En travaillant en étroite collaboration avec d'autres départements, les achats peuvent garantir une exécution plus fluide du projet en gérant de manière proactive les perturbations de la chaîne d'approvisionnement avant qu'elles ne s'aggravent.

3. Meilleure sélection des fournisseurs

Sélectionner les meilleurs fournisseurs, ce n'est pas seulement une question de prix, mais aussi de qualité, de fiabilité et de partenariats stratégiques à long terme. Les spécialistes des achats comprennent l'expertise des fournisseurs et peuvent les évaluer en fonction de facteurs tels que :

• Leur historique dans l'industrie
• La capacité à augmenter la production
• La conformité aux normes de sécurité et réglementaires
• Les capacités d'innovation

L'implication précoce des fournisseurs garantit que les entreprises ne choisissent pas seulement l'option la moins chère, mais celle qui offre la meilleure valeur à long terme.

4. Rationalisation des délais de projet

Les retards dans les achats entraînent souvent des échéances manquées dans le développement de produits. Impliquer l'équipe d'achats tôt permet d'accélérer le délai de mise sur le marché en garantissant :

• Que les accords avec les fournisseurs sont en place avant le début de la production.
• Que les délais pour les matières premières sont pris en compte dans les calendriers de projet.
• Qu'il n'y a pas de perturbations de dernière minute dues à des problèmes de sourcing imprévus.

Cette approche collaborative entre les achats, l'ingénierie et la fabrication garantit que les projets se déroulent sans accroc, de la conception à l'exécution.

5. Pouvoir de négociation amélioré

Impliquer les achats dès les premières étapes donne aux entreprises plus de levier pour négocier des conditions favorables. Lorsque les achats sont impliqués trop tard, les options peuvent être limitées et les entreprises doivent souvent accepter des coûts plus élevés ou compromettre la qualité. En s'engageant tôt, les achats peuvent :

• Comparer plusieurs fournisseurs avant de prendre des engagements.
• Verrouiller de meilleurs prix avec des fournisseurs stratégiques.
• Négocier des termes de paiement plus longs pour améliorer la trésorerie.

Cette approche proactive garantit que les entreprises obtiennent les meilleures offres avant d'être contraintes à des décisions coûteuses de dernière minute.

6. Alignement avec les objectifs du projet

Le processus d'achats consiste avant tout à garantir que les fournisseurs s'alignent sur la stratégie globale de l'entreprise. L'implication précoce des achats aide :

• À garantir que les fournisseurs respectent les objectifs de durabilité et les normes d'approvisionnement éthique.
• À aligner la sélection des fournisseurs sur le cycle de vie de développement de produit à long terme de l'entreprise.
• À éviter les conflits entre les spécifications techniques et les capacités des fournisseurs.

En intégrant les achats aux équipes de développement de produits, les entreprises peuvent garantir que chaque décision soutient leurs objectifs commerciaux globaux.

7. Collaboration renforcée

Les équipes interfonctionnelles fonctionnent mieux lorsque les achats, l'ingénierie et les opérations sont sur la même longueur d'onde. L'implication précoce des acheteurs favorise une meilleure communication entre les départements et les fournisseurs, conduisant à :

• Des retours constructifs des fournisseurs pour améliorer les conceptions.
• Une meilleure coordination entre les équipes de sourcing et les équipes de production.
• Une chaîne d'approvisionnement plus agile et réactive.

Étapes pour mettre en œuvre l'implication précoce des achats

1. Définir les objectifs et les avantages

La première étape de l'EPI consiste à définir ses objectifs, tels que les économies, la réduction des risques et l'amélioration de la qualité. Fixer des objectifs clairs aide à aligner les parties prenantes, garantissant que chacun comprend comment l'implication précoce des achats peut améliorer les résultats du projet, de la gestion des coûts à la livraison en temps voulu des matériaux.

2. Intégrer les achats tôt dans le cycle de vie du projet

Les achats doivent être impliqués dès la phase de conception conceptuelle, en conseillant sur la disponibilité des matériaux, les implications de coûts et les options de fournisseurs. Une implication précoce permet aux achats d'influencer les décisions de conception et de garantir l'alignement avec les objectifs du projet, réduisant le risque de retards ou de dépassements de budget par la suite.

3. Développer une stratégie d'achats

Une stratégie d'achats doit se concentrer sur l'identification des matériaux et services clés qui impactent le calendrier et le budget du projet. Les évaluations précoces du marché aident à évaluer la disponibilité des fournisseurs, les fluctuations potentielles des prix et les méthodes de sourcing, garantissant que les décisions d'achats s'alignent sur les besoins et objectifs globaux du projet.

4. Engager les fournisseurs et les sous-traitants tôt

Engager les fournisseurs tôt permet de préqualifier les vendeurs, de sécuriser des conditions favorables et de comprendre les défis de la chaîne d'approvisionnement. Impliquer les fournisseurs dans les revues de conception garantit que les matériaux et solutions proposés sont pratiques, rentables et réalisables, réduisant la probabilité de retards et de problèmes de qualité.

5. Créer un plan d'achats collaboratif

Un plan d'achats collaboratif doit aligner les calendriers d'achats sur le calendrier global du projet, en définissant les rôles et responsabilités. Les stratégies de gestion des risques doivent être intégrées, garantissant que toute perturbation ou retard potentiel dans la livraison des matériaux est identifié tôt et atténué de manière proactive.

6. Garantir l'alignement avec les budgets et les délais

Les décisions d'achats doivent être étroitement alignées sur le budget et le calendrier du projet. Une coordination étroite avec l'équipe financière garantit que les dépenses restent dans le budget, tandis que le suivi des calendriers de livraison garantit que les achats s'alignent sur l'avancement global du projet, évitant les retards potentiels.

7. Examiner et évaluer les résultats

Après la fin du projet, évaluez comment l'EPI a contribué à atteindre des objectifs tels que le respect du budget et du calendrier. Analyser les résultats permet d'identifier les succès et les domaines à améliorer, fournissant des informations précieuses pour affiner les stratégies d'achats sur les projets futurs.

Conclusion

Ignorer l'implication précoce des achats peut entraîner des coûts plus élevés, des problèmes de fournisseurs et des retards de projet. Cependant, les entreprises qui intègrent les achats dans les premières étapes du développement de produit gagnent en efficacité des coûts, en atténuation des risques et en avantage concurrentiel.

En travaillant en étroite collaboration avec des équipes interfonctionnelles et des fournisseurs stratégiques, les professionnels des achats peuvent optimiser les coûts, identifier de manière proactive les risques potentiels et stimuler l'innovation. Le résultat ? Une exécution de projet plus fluide, de meilleures relations avec les fournisseurs et un délai de mise sur le marché plus rapide, et tous ces éléments sont des facteurs critiques dans un paysage commercial compétitif. Si votre entreprise ne priorise pas l'implication précoce, il est temps de repenser votre stratégie d'achats.