ChatGPT dans les achats : avantages, invites, risques possibles

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La fonction d'achat est essentielle pour déterminer comment les entreprises maîtrisent leurs coûts, développent leurs relations avec les fournisseurs et restent conformes aux réglementations. Mais en raison de flux de travail dépassés, remplis de tableurs, de chaînes interminables d'emails et de négociations prolongées, le processus a été plus lent qu'il ne devrait l'être. Les technologies d'IA générative telles que ChatGPT offrent désormais une meilleure manière de procéder.

Pour les équipes cherchant à améliorer les délais d'exécution, à réduire les erreurs et à prendre des décisions basées sur de véritables informations, ChatGPT devient un atout pratique. Dans ce guide, nous examinerons comment cette technologie s'intègre dans les processus d'achat, où elle peut réellement faire la différence, à quoi il faut faire attention, et à quoi pourrait ressembler l'avenir.

Qu'est-ce que ChatGPT et comment ça fonctionne ?

ChatGPT est un modèle de langage d'IA générative d'OpenAI, conçu pour comprendre et produire un langage humain. Il est programmé à l'aide d'algorithmes d'apprentissage profond formés sur de vastes corpus de données, lui permettant de répondre à des questions liées aux achats, de produire du contenu écrit, et même d'imiter la communication d'un fournisseur.

Ce qui rend ChatGPT particulièrement efficace dans les achats, c'est sa capacité à évaluer rapidement des données historiques, à offrir un support linguistique, et à produire du contenu allant de l'évaluation des fournisseurs à l'analyse de contrats. Cependant, bien qu'il puisse générer des réponses étonnamment cohérentes, ChatGPT n'est pas conscient – il se base sur des prédictions statistiques, et non sur une véritable compréhension. C'est un point clé à garder à l'esprit, particulièrement lorsqu'il s'agit d'interpréter des informations basées sur l'IA dans des aspects critiques des activités d'achat.

Les équipes achats et l'IA générative

Soyons réalistes : une grande partie du travail dans les achats ressemble à des tâches routinières. Des activités telles que l'automatisation de la collecte de données, l'évaluation des fournisseurs, la gestion des contrats et le suivi des performances prennent un temps qui pourrait être consacré à des travaux plus stratégiques. ChatGPT peut être utilisé pour effectuer la plupart de ces tâches régulières de manière efficace. En automatisant la collecte des données, en assistant les équipes dans l'analyse des dépenses, ou en mettant en lumière les risques potentiels cachés dans des données historiques, il peut devenir plus qu'un simple chatbot, un véritable atout de productivité.

Mais l'influence dépasse l'automatisation. Les responsables des achats peuvent utiliser ChatGPT pour déterminer rapidement les tendances de la chaîne d'approvisionnement, créer des rapports de recherche rapides pour les négociations avec les fournisseurs, ou améliorer le suivi des performances des fournisseurs grâce à des résumés intelligents des indicateurs clés de performance (KPI). Si un expert en achats a besoin d'une évaluation des risques avant de présélectionner des fournisseurs ou souhaite modéliser une approche de négociation, ChatGPT peut proposer un point de départ méthodique, réduisant la charge cognitive et améliorant les résultats.

Et voici le point culminant : ChatGPT améliore la façon dont les équipes achats communiquent efficacement. Que ce soit en assistant à la rédaction d'emails clairs destinés aux fournisseurs, en décomposant des termes contractuels complexes pour les parties prenantes internes, ou en expliquant des exigences réglementaires en langage simple, l'IA comble les lacunes de communication qui ont tendance à ralentir les décisions.

Les équipes achats marchent souvent sur une corde raide entre rapidité et exactitude. Avec des outils d'IA, ce compromis commence à s'effacer. L'adoption de ChatGPT dans les achats numériques permet aux équipes d'agir rapidement sans compromettre la rigueur. Qu'il s'agisse de simplifier les demandes d'achat, d'optimiser les niveaux de stock ou de mener des recherches sur les fournisseurs, elles disposent désormais d'un allié qui les maintient efficaces, informées et en contrôle.

Les meilleurs cas d'utilisation de ChatGPT dans les achats

ChatGPT peut aider à accélérer les activités d'achat en fournissant des informations instantanées, des résumés élaborés et des suggestions intelligentes. Voyons comment il enrichit la recherche et la présélection des fournisseurs.

Recherche et présélection des fournisseurs

Trouver des fournisseurs potentiels prenait autrefois des heures de recherches fastidieuses sur Google, de collecte de profils, et d'envois d'emails aux fournisseurs potentiels pour obtenir des informations supplémentaires. ChatGPT peut aider à rationaliser ce processus. Grâce à des critères tels que le type de produit, les certifications, les conditions de livraison ou le marché géographique, les spécialistes des achats peuvent obtenir une liste de fournisseurs sélectionnés en quelques secondes.

Encore mieux, ChatGPT est capable de proposer des critères de sélection des fournisseurs basés sur les normes de l'industrie, les pratiques d'atténuation des risques ou la santé financière des fournisseurs, offrant ainsi davantage de contexte qu'un moteur de recherche statique.

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Rédaction et révision des RFQ, RFP et contrats

L'une des parties les plus chronophages du processus d'achat est la rédaction et la révision des contrats et RFQ. Avec ChatGPT, les premières ébauches peuvent être créées par les équipes d'achat, en simplifiant le jargon juridique pour une meilleure compréhension et en vérifiant la conformité avec les politiques d'achat.

Bien que les documents finaux doivent toujours être revus par des équipes juridiques, ChatGPT raccourcit le temps de rédaction et indique les zones où des termes (tels que les conditions de paiement ou les dispositions réglementaires) pourraient manquer ou être incomplets.

Automatisation des communications avec les fournisseurs

La communication avec les fournisseurs concerne généralement des messages récurrents et standard – comme la création d'une demande de commande, la demande de prix actuels, ou le suivi des retards d'expédition. ChatGPT permet l'automatisation de telles communications, avec des réponses professionnelles, uniformes et rapides.

Les messages générés par l'IA peuvent également aider les professionnels des achats ayant de faibles compétences en communication ou des problèmes de langue, facilitant ainsi une meilleure communication avec des fournisseurs étrangers.

Assistance en analyse de marché et recherche par catégorie

La recherche rapide est le point fort de ChatGPT. Vous avez besoin d'une vue d'ensemble des récentes fluctuations des prix de l'aluminium ? Ou de connaître les principaux risques dans la chaîne d'approvisionnement électronique ce trimestre ? ChatGPT peut rapidement synthétiser une recherche de marché brève et contextuelle, gardant les gestionnaires d'achat informés.

En examinant les données passées et en regardant les références de prix, des applications d'IA telles que ChatGPT peuvent même identifier des tendances qui prendraient aux humains des heures (voire des jours) à découvrir.

Les avantages de l'utilisation de ChatGPT dans les achats

L'application de ChatGPT dans vos achats peut vous aider à rationaliser vos opérations, automatiser les tâches manuelles et prendre plus rapidement des décisions plus éclairées sur l'approvisionnement, la communication et la gestion des fournisseurs. Voici les principaux avantages de l'utilisation de ChatGPT dans votre processus d'achat :

Gains de temps et efficacité

Le travail en achats est truffé de pertes de temps comme la recherche d'informations sur les fournisseurs, la rédaction répétée des mêmes termes de contrat ou la recherche de spécifications de produits. ChatGPT supprime une grande partie de ces tâches chronophages de votre liste. De la création de données fournisseurs à l'aide à la recherche rapide, l'outil accélère ce qui prendrait autrement des heures. Cela laisse aux professionnels des achats la possibilité de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme perfectionner leur plan de négociation ou optimiser le suivi des performances des fournisseurs.

Précision améliorée et réduction des erreurs manuelles

Personne n'aime vérifier, double-vérifier, voire triple-vérifier des tableurs, ou refaire d'anciens modèles. Soyons réalistes, les saisies manuelles engendrent de petites erreurs aux grandes conséquences. ChatGPT réduit les risques. Avec la création d'ébauches épurées et des saisies croisées selon des politiques d'achat prédéfinies, il garde vos données cohérentes et vos documents conformes. Il contribue également à une planification des achats plus uniforme et une gestion des contrats améliorée dans l'ensemble.

Meilleure communication avec les fournisseurs

De bonnes relations avec les fournisseurs reposent sur une communication claire et professionnelle. Mais rédiger le RFQ ou une évaluation de performance idéale n'est pas toujours facile. ChatGPT peut aider à rédiger des emails, rationaliser les rapports de performance ou adapter les messages pour qu'ils correspondent au ton et à l'intention de votre marque. Moins de malentendus, une communication efficace et une expérience fournisseur plus fluide dans l'ensemble.

Un soutien évolutif pour les équipes d'achat

Peu importe le nombre de fournisseurs que vous gérez, ChatGPT peut gérer l'échelle. Il ne s'épuisera pas et n'aura pas besoin de formation. Disponible 24 h/24 et 7 j/7, c'est un collaborateur agile pour les équipes d'achat qui gèrent une base de fournisseurs croissante, des délais de plus en plus courts ou une complexité accrue. De l'évaluation des fournisseurs à l'évaluation des risques, ce soutien évolutif simplifie la tâche de garder une longueur d'avance sur la concurrence, même avec une équipe réduite.

Comment intégrer ChatGPT dans votre flux de travail achat

Vous n'avez pas besoin de réinventer tout votre système d'achat pour commencer à utiliser ChatGPT. En fait, le meilleur moyen est de commencer petit et de progresser progressivement à mesure que votre équipe se familiarise avec l'outil.

Commencez par appliquer ChatGPT à des tâches répétitives, chronophages et à faible risque. Considérez-le comme un assistant intelligent qui peut aider à accélérer les choses sans supplanter vos prises de décisions de haut niveau.

Voici quelques façons simples d'intégrer ChatGPT dans votre flux de travail :

• Créer des listes courtes de fournisseurs par catégorie de produit, région ou certification.
• Créer des RFQ, des RFP ou des contrats simples que votre équipe pourra personnaliser avant de les envoyer.
• Effectuer des recherches de marché rapide pour découvrir des tendances ou comparer des prix de référence.
• Analyser les dépenses pour identifier des opportunités d'économies ou détecter des anomalies.
• Modéliser des simulations de négociations pour essayer différents styles ou affiner votre plan de négociation.

Une fois que vous maîtrisez ces cas d'utilisation, vous pouvez passer à des intégrations plus complexes. Les équipes d'achat intègrent désormais ChatGPT dans des plateformes comme Coupa, SAP Ariba ou des tableaux de bord personnalisés via des intégrations API. Cela permet à l'IA de fonctionner dans des logiciels familiers, en extrayant des données à partir de sources structurées et en fournissant des réponses plus contextuelles.

Cela étant dit, l'IA n'est pas une technologie à activer et oublier. Pour utiliser ChatGPT correctement dans les achats, il est impératif :

• De développer des directives claires pour formuler des requêtes.
• D'incorporer des points de vérification pour les sorties sensibles – en particulier les contrats, les analyses financières ou les évaluations de fournisseurs.
• De former les utilisateurs à identifier les inexactitudes ou les réponses trop confiantes que l'IA pourrait fournir.
• D'impliquer des experts humains, notamment dans l'évaluation des risques, la conformité légale ou le suivi des performances des fournisseurs.

En fin de compte, l'adoption de ChatGPT concerne une façon de travailler plus intelligente, et non le remplacement des travailleurs humains. Laissez l'IA s'occuper du travail répétitif, pour que vos experts en achats restent concentrés sur ce qu'ils font de mieux – la planification stratégique, la communication efficace avec les fournisseurs et la création de valeur à long terme.

20 invites ChatGPT pour maximiser la productivité en sourcing

1. \"Liste des principaux fournisseurs dans [secteur] en Europe disposant de la certification ISO.\"
2. \"Rédigez un RFQ pour l'approvisionnement en [nom du produit] avec livraison à [lieu].\"
3. \"Résumez les principaux risques dans la chaîne d'approvisionnement mondiale de [marchandise].\"
4. \"Réécrivez cet email pour plus de clarté et un ton professionnel.\"
5. \"Générez des critères d'évaluation des fournisseurs pour [catégorie de produit].\"
6. \"Quelles sont les conditions de paiement standard dans [pays] ?\"
7. \"Comparez deux fournisseurs sur la base des prix, des délais de livraison et des notations qualité.\"
8. \"Créez un projet de contrat pour un accord d'approvisionnement annuel.\"
9. \"Analysez ces données de dépenses et identifiez les opportunités d'économies.\"
10. \"Résumé rapide des dernières tendances dans les achats durables.\"
11. \"Créer des conseils de stratégie de négociation pour travailler avec de petits fabricants.\"
12. \"Évaluer les performances des fournisseurs sur la base des indicateurs clés comme OTIF et taux de défaut.\"