7 Razones por las cuales la participación temprana en adquisiciones es esencial

En el desarrollo de productos, la adquisición siempre se trata como una idea secundaria. Es decir, el control final antes de que comience la producción. Pero las empresas que involucran la adquisición desde el principio obtienen una gran ventaja. Cuando los profesionales de adquisiciones se integran en el ciclo de vida del desarrollo de productos desde el inicio, pueden encontrar ahorros en costos, mitigar riesgos y optimizar costos antes de que se tomen decisiones definitivas.

Esto es especialmente cierto para industrias como la manufactura, el comercio minorista, la tecnología y la salud, donde la complejidad de la cadena de suministro, la escasez de materiales y los requisitos regulatorios pueden afectar los plazos y presupuestos. Si tu equipo de adquisiciones no está involucrado desde el principio, corres el riesgo de perder eficiencias de costo, seleccionar proveedores deficientes y retrasar el tiempo de comercialización. En este artículo, explicaremos qué es la adquisición temprana, por qué importa y cómo implementarla.

¿Qué es la Participación Temprana en Adquisiciones?

La Participación Temprana en Adquisiciones (PTA) se refiere a la práctica de involucrar al equipo de adquisiciones en las etapas iniciales de un proyecto o proceso de desarrollo de productos. Esto significa que los profesionales de adquisiciones participan en la fase de planificación, antes de que se tomen decisiones sobre proveedores, materiales y contratos.

El objetivo de la PTA es garantizar que las estrategias de adquisición se alineen con las necesidades y plazos del proyecto desde el principio. Al involucrar a adquisiciones temprano, las organizaciones pueden aprovechar su experiencia en abastecimiento, gestión de costos, evaluación de riesgos y relaciones con proveedores. Este enfoque proactivo puede conducir a una mejor toma de decisiones, ahorros de costos y una ejecución más fluida del proyecto.

En términos simples, se trata de garantizar que las adquisiciones no sean una idea secundaria, sino un jugador clave en la planificación y diseño de un proyecto. Ayuda a anticipar posibles desafíos, encontrar los mejores proveedores y asegurarse de que el proyecto se mantenga dentro de los límites financieros y logísticos.

Ejemplo de Participación Temprana en Adquisiciones

Imagina una empresa de bebidas que planea lanzar una nueva línea de jugos de frutas orgánicos. Típicamente, el proceso podría implicar múltiples etapas, desde el concepto hasta la producción. Aquí está cómo funcionaría la Participación Temprana en Adquisiciones:

1. Concepto de Producto y Selección de Ingredientes: Durante la etapa inicial del concepto de producto, el equipo de adquisiciones participa en la selección de las frutas orgánicas adecuadas, endulzantes y otros ingredientes. Al involucrar a adquisiciones desde el principio, el equipo puede identificar proveedores de alta calidad que ofrecen certificaciones orgánicas, asegurando que los ingredientes se alineen con la imagen de sostenibilidad y conciencia de salud de la marca.
2. Gestión de Costos y Negociación con Proveedores: Los profesionales de adquisiciones trabajan estrechamente con el equipo de desarrollo de productos para identificar proveedores rentables para las materias primas. Pueden negociar acuerdos de compra a granel y evaluar la fiabilidad de proveedores a largo plazo. Al hacerlo temprano, la empresa puede asegurar mejores precios y evitar interrupciones en la cadena de suministro.
3. Consideraciones de Empaque: Las adquisiciones también pueden participar en la elección de opciones de embalaje ecológicas. La participación temprana les permite obtener soluciones de embalaje sostenible que estén alineadas con los valores de la marca y las expectativas del mercado. Esta decisión es esencial tanto para la gestión de costos como para el cumplimiento de los objetivos ambientales.
4. Planificación Logística y de Cadena de Suministro: Con adquisiciones en la mesa desde temprano, el equipo puede comenzar a planificar la logística, asegurando que las materias primas y los productos terminados se entreguen a tiempo para evitar retrasos en la producción. Por ejemplo, podrían elegir proveedores con tiempos de entrega más cortos o aquellos que ofrecen opciones de entrega más flexibles.
5. Gestión de Riesgos: Las adquisiciones pueden evaluar riesgos potenciales relacionados con las materias primas, como la volatilidad de precios de las frutas orgánicas o posibles escaseces. Al considerar estos riesgos desde el principio, pueden encontrar planes de contingencia o proveedores alternativos para garantizar que el lanzamiento del producto se mantenga dentro del cronograma y presupuesto.
6. Cumplimiento y Certificaciones: En la industria de alimentos y bebidas, garantizar el cumplimiento de certificaciones de salud, seguridad y sostenibilidad es esencial. Los equipos de adquisiciones aseguran que todos los proveedores cumplan con estándares regulatorios de certificaciones orgánicas, seguridad alimentaria y otros requisitos.

Resultado:

Al incluir a adquisiciones temprano en el desarrollo de la línea de jugos orgánicos, la empresa puede asegurar los mejores ingredientes a precios competitivos, simplificar la cadena de suministro, reducir riesgos y asegurarse de que el producto final cumpla con sus objetivos de sostenibilidad y calidad. En última instancia, el producto tiene más probabilidades de ser entregado a tiempo, dentro del presupuesto y cumplir con las expectativas de los consumidores en cuanto a calidad y sostenibilidad.

La Importancia de la Participación Temprana en Adquisiciones

1. Control de Costos y Gestión de Presupuestos

Uno de los beneficios principales de la participación temprana en adquisiciones es el control de costos. Cuando los equipos de abastecimiento participan en la etapa inicial del proceso de desarrollo de productos, pueden identificar de manera proactiva oportunidades para reducir costos. Los equipos de adquisiciones analizan los costos de materiales, las estructuras de precios de los proveedores y los posibles descuentos por volumen, asegurando que la eficiencia de costos se incorpore en la fase de diseño. Además, pueden ayudar a prevenir excesos de costos inesperados evaluando todas las opciones de abastecimiento antes de tomar decisiones clave.

La participación temprana de los proveedores también permite que adquisiciones trabajen con proveedores estratégicos que puedan ofrecer ideas para ahorrar costos, tales como:

• Materiales alternativos que optimicen costos sin sacrificar la calidad del producto.
• Estrategias de consolidación de proveedores que reduzcan gastos logísticos.
• Negociaciones tempranas para contratos a largo plazo que aseguren términos favorables.

Al integrar adquisiciones temprano, las empresas pueden evitar sorpresas presupuestarias de última hora y maximizar las oportunidades de ahorro.

2. Mitigación de Riesgos

La identificación y mitigación de riesgos son fundamentales en la gestión de la cadena de suministro. Los especialistas en adquisiciones ayudan a las empresas a evaluar las capacidades de los proveedores, analizar riesgos potenciales y desarrollar planes de contingencia antes de que surjan problemas.

La participación temprana permite que los equipos de abastecimiento atiendan:

• Escasez de materiales asegurando proveedores alternativos por adelantado.
• Requisitos regulatorios que podrían afectar la selección de proveedores.
• Desafíos logísticos como retrasos de transporte, problemas aduaneros y riesgos de transporte.

Trabajando estrechamente con otros departamentos, adquisiciones pueden garantizar una ejecución más fluida del proyecto al gestionar de forma proactiva interrupciones en la cadena de suministro antes de que escalen.

3. Mejor Selección de Proveedores

Seleccionar los mejores proveedores no se trata solo del precio, sino también de calidad, confiabilidad y asociaciones estratégicas a largo plazo. Los especialistas en adquisiciones entienden la experiencia de los proveedores y pueden evaluarlos basándose en factores como:

• Trayectoria en la industria
• Capacidad para escalar la producción
• Cumplimiento de estándares de seguridad y regulatorios
• Capacidades de innovación

La participación temprana de los proveedores asegura que las empresas no solo elijan la opción más barata, sino la que ofrece mayor valor a largo plazo.

4. Cronogramas del Proyecto Más Simplificados

Los retrasos en adquisiciones a menudo conducen a plazos incumplidos en el desarrollo de productos. Involucrar al equipo de adquisiciones temprano ayuda a acelerar el tiempo de comercialización al asegurar:

• Acuerdos con proveedores establecidos antes de que comience la producción.
• Tiempos de entrega de las materias primas incorporados en los cronogramas del proyecto.
• Ausencia de interrupciones de última hora debido a problemas inesperados de abastecimiento.

Este enfoque colaborativo entre adquisiciones, ingeniería y manufactura garantiza que los proyectos funcionen sin problemas desde el concepto hasta la ejecución.

5. Mayor Poder de Negociación

Incluir adquisiciones en las etapas iniciales da a las empresas más margen para negociar términos favorables. Cuando las adquisiciones se involucran demasiado tarde, las opciones pueden ser limitadas y las empresas a menudo deben aceptar costos más altos o comprometer la calidad. Al involucrarse temprano, adquisiciones pueden:

• Comparar múltiples proveedores antes de hacer compromisos.
• Asegurar mejores precios con proveedores estratégicos.
• Negociar plazos de pago más largos para mejorar el flujo de caja.

Este enfoque proactivo asegura que las empresas obtengan los mejores acuerdos antes de ser presionadas a tomar decisiones costosas de última hora.

6. Alineación con los Objetivos del Proyecto

El proceso de adquisiciones se trata de garantizar que los proveedores se alineen con la estrategia general de la empresa. La participación temprana en adquisiciones ayuda:

• Asegurar que los proveedores cumplan con objetivos de sostenibilidad y estándares éticos de abastecimiento.
• Alinear la selección de proveedores con el ciclo de vida del desarrollo de productos de la empresa a largo plazo.
• Evitar conflictos entre especificaciones de ingeniería y capacidades de los proveedores.

Al integrar adquisiciones con los equipos de desarrollo de productos, las empresas pueden garantizar que cada decisión apoye sus objetivos comerciales generales.

7. Colaboración Mejorada

Los equipos multifuncionales funcionan mejor cuando adquisiciones, ingeniería y operaciones están alineados. La participación temprana de compradores fomenta una mejor comunicación entre departamentos y proveedores, lo que lleva a:

• Retroalimentación constructiva de los proveedores para mejorar diseños.
• Mejor coordinación entre los equipos de abastecimiento y los equipos de producción.
• Una cadena de suministro más ágil y receptiva.

Pasos para Implementar la Participación Temprana en Adquisiciones

1. Definir Objetivos y Beneficios

El primer paso en la PTA es definir sus objetivos, como ahorros de costos, reducción de riesgos y mejora de la calidad. Definir metas claras ayuda a alinear a los interesados, asegurando que todos entiendan cómo la participación temprana en adquisiciones puede impulsar mejores resultados del proyecto, desde la gestión de costos hasta la entrega oportuna de materiales.

2. Integrar Adquisiciones Temprano en el Ciclo de Vida del Proyecto

Las adquisiciones deben involucrarse desde la fase de diseño conceptual, asesorando sobre la disponibilidad de materiales, implicaciones de costos y opciones de proveedores. La participación temprana permite que adquisiciones influya en las decisiones de diseño y asegure la alineación con los objetivos del proyecto, reduciendo el riesgo de retrasos o sobrecostos más adelante.

3. Desarrollar una Estrategia de Adquisiciones

Una estrategia de adquisiciones debe centrarse en identificar materiales y servicios clave que impacten los plazos y presupuestos del proyecto. Las evaluaciones tempranas del mercado ayudan a analizar la disponibilidad de proveedores, posibles fluctuaciones de precios y métodos de abastecimiento, asegurando que las decisiones de adquisiciones se alineen con las necesidades y objetivos generales del proyecto.

4. Involucrar Temprano a Proveedores y Contratistas

Involucrar a los proveedores temprano permite la preclasificación de proveedores, asegurar términos favorables y entender los desafíos de la cadena de suministro. Incluir a los proveedores en las revisiones de diseño garantiza que los materiales y soluciones propuestas sean prácticas, rentables y viables, reduciendo la probabilidad de retrasos y problemas de calidad.

5. Crear un Plan de Adquisiciones Colaborativo

Un plan de adquisiciones colaborativo debe alinear los cronogramas de adquisiciones con el cronograma general del proyecto, delineando roles y responsabilidades. Las estrategias de gestión de riesgos deben incorporarse, asegurando que cualquier interrupción o retraso potencial en la entrega de materiales sea identificado temprano y mitigado proactivamente.

6. Asegurar la Alineación con Presupuestos y Cronogramas

Las decisiones de adquisiciones deben estar estrechamente alineadas con el presupuesto y cronograma del proyecto. Una estrecha coordinación con el equipo financiero garantiza que los gastos se mantengan dentro del presupuesto, mientras que el monitoreo de los cronogramas de entrega asegura que las adquisiciones se alineen con el progreso general del proyecto, evitando posibles retrasos.

7. Revisar y Evaluar Resultados

Después de la finalización del proyecto, evalúa cómo la PTA contribuyó a alcanzar metas como mantener el presupuesto y el cronograma. Analizar los resultados ayuda a identificar éxitos y áreas de mejora, proporcionando información valiosa para refinar estrategias de adquisiciones en proyectos futuros.

Conclusión

Ignorar la participación temprana en adquisiciones puede llevar a mayores costos, problemas con proveedores y retrasos en proyectos. Sin embargo, las empresas que integran adquisiciones en las etapas iniciales del desarrollo de productos obtienen eficiencia de costos, mitigación de riesgos y una ventaja competitiva más fuerte.

Trabajando estrechamente con equipos multifuncionales y proveedores estratégicos, los profesionales de adquisiciones pueden optimizar costos, identificar riesgos potenciales de manera proactiva e impulsar la innovación. ¿El resultado? Una ejecución del proyecto más fluida, mejores relaciones con proveedores y un tiempo de comercialización más rápido, y todos estos son factores críticos en un panorama empresarial competitivo. Si tu empresa no está priorizando la participación temprana, ahora es el momento de replantear tu estrategia de adquisiciones.