7 razones por las cuales la participación temprana en la adquisición es esencial

En el desarrollo de productos, la adquisición siempre se trata como una idea tardía. Es decir, la última revisión antes de que comience la producción. Pero las empresas que involucran la adquisición desde el principio obtienen una gran ventaja. Cuando los profesionales de adquisiciones participan en el ciclo de vida del desarrollo de productos desde el principio, pueden encontrar ahorros de costos, mitigar riesgos y optimizar costos antes de que se tomen decisiones definitivas.

Esto es especialmente cierto para industrias como la manufactura, el comercio minorista, la tecnología y la atención médica, donde la complejidad de la cadena de suministro, la escasez de materiales y los requisitos regulatorios pueden afectar los plazos y presupuestos. Si su equipo de adquisiciones no está involucrado desde el principio, corre el riesgo de perder eficiencias de costos, seleccionar proveedores inadecuados y retrasar el tiempo de comercialización. En este artículo, explicaremos qué es la adquisición temprana, por qué importa y cómo implementarla.

¿Qué es la participación temprana de adquisiciones?

La participación temprana de adquisiciones (EPI, por sus siglas en inglés) se refiere a la práctica de involucrar al equipo de adquisiciones en las etapas iniciales de un proyecto o proceso de desarrollo de productos. Esto significa que los profesionales de adquisiciones se incorporan durante la fase de planificación, antes de que se finalicen las decisiones sobre proveedores, materiales y contratos.

El objetivo de EPI es garantizar que las estrategias de adquisiciones se alineen con las necesidades y plazos del proyecto desde el principio. Al involucrar a adquisiciones temprano, las organizaciones pueden aprovechar su experiencia en abastecimiento, gestión de costos, evaluación de riesgos y relaciones con proveedores. Este enfoque proactivo puede conducir a una mejor toma de decisiones, ahorros de costos y una ejecución más fluida del proyecto.

En términos simples, se trata de garantizar que las adquisiciones no sean una idea tardía, sino un jugador clave en la planificación y diseño de un proyecto. Ayuda a anticipar posibles desafíos, encontrar los mejores proveedores y asegurarse de que el proyecto se mantenga en el camino tanto financiera como logísticamente.

Ejemplo de participación temprana de adquisiciones

Imagine una empresa de bebidas que planea lanzar una nueva línea de jugos orgánicos de frutas. Típicamente, el proceso podría involucrar múltiples etapas, desde el concepto hasta la producción. Así es como podría funcionar la participación temprana de adquisiciones:

1. Concepto del producto y selección de ingredientes: Durante la etapa inicial del concepto del producto, el equipo de adquisiciones participa en la selección de las frutas orgánicas adecuadas, edulcorantes y otros ingredientes. Al involucrar a adquisiciones temprano, el equipo puede identificar proveedores de alta calidad que proporcionen certificaciones orgánicas, asegurando que los ingredientes se alineen con la imagen de sostenibilidad y conciencia de salud de la marca.
2. Gestión de costos y negociaciones con proveedores: Los profesionales de adquisiciones trabajan estrechamente con el equipo de desarrollo de productos para identificar proveedores rentables para las materias primas. Pueden negociar acuerdos de compra a granel y evaluar la confiabilidad de los proveedores a largo plazo. Al hacerlo temprano, la empresa puede asegurar mejores precios y evitar interrupciones en la cadena de suministro.
3. Consideraciones de embalaje: Las adquisiciones también pueden involucrarse en la elección de opciones de embalaje ecológicas. La participación temprana les permite abastecer soluciones de embalaje sostenibles que estén alineadas con los valores de la marca y las expectativas del mercado. Esta decisión es esencial tanto para la gestión de costos como para el cumplimiento de objetivos ambientales.
4. Planificación logística y de la cadena de suministro: Con adquisiciones en la mesa desde el principio, el equipo puede comenzar a planificar la logística, asegurando que las materias primas y los productos terminados se entreguen a tiempo para evitar retrasos en la producción. Por ejemplo, podrían elegir proveedores con plazos de entrega más cortos o aquellos que ofrezcan opciones de entrega más flexibles.
5. Gestión de riesgos: Las adquisiciones pueden evaluar posibles riesgos relacionados con las materias primas, como la volatilidad de precios de las frutas orgánicas o posibles escaseces. Al considerar estos riesgos temprano, pueden encontrar planes de contingencia o proveedores alternativos para garantizar que el lanzamiento del producto se mantenga en el cronograma y dentro del presupuesto.
6. Cumplimiento y certificaciones: En la industria de alimentos y bebidas, garantizar el cumplimiento de certificaciones de salud, seguridad y sostenibilidad es esencial. Los equipos de adquisiciones aseguran que todos los proveedores cumplan con los estándares regulatorios para certificaciones orgánicas, seguridad alimentaria y otros requisitos.

Resultado:

Al involucrar a adquisiciones temprano en el desarrollo de la línea de jugos orgánicos, la empresa puede asegurar los mejores ingredientes a precios competitivos, optimizar la cadena de suministro, reducir riesgos y garantizar que el producto final se alinee con sus objetivos de sostenibilidad y calidad. En última instancia, es más probable que el producto se entregue a tiempo, dentro del presupuesto y cumpla con las expectativas de los consumidores en términos de calidad y sostenibilidad.

La importancia de la participación temprana de adquisiciones

1. Control de costos y gestión presupuestaria

Uno de los principales beneficios de la participación temprana de adquisiciones es el control de costos. Cuando los equipos de abastecimiento están involucrados en la etapa inicial del proceso de desarrollo de productos, pueden identificar proactivamente oportunidades para reducir costos. Los equipos de adquisiciones analizan los costos de materiales, las estructuras de precios de los proveedores y los posibles descuentos por volumen, asegurando que la eficiencia de costos se incorpore desde la fase de diseño. Además, pueden ayudar a prevenir sobrecostos inesperados al evaluar todas las opciones de abastecimiento antes de tomar decisiones clave.

La participación temprana de proveedores también permite a adquisiciones trabajar con proveedores estratégicos que pueden ofrecer ideas para ahorrar costos, tales como:

• Materiales alternativos que optimicen los costos sin sacrificar la calidad del producto.
• Estrategias de consolidación de proveedores que reduzcan los gastos logísticos.
• Negociaciones tempranas para contratos a largo plazo que aseguren términos favorables.

Al integrar adquisiciones temprano, las empresas pueden evitar sorpresas presupuestarias de última hora y maximizar las oportunidades de ahorro.

2. Mitigación de riesgos

La identificación y mitigación de riesgos son críticas en la gestión de la cadena de suministro. Los especialistas en adquisiciones ayudan a las empresas a evaluar las capacidades de los proveedores, evaluar posibles riesgos y desarrollar planes de contingencia antes de que surjan problemas.

La participación temprana permite a los equipos de abastecimiento abordar:

• Escasez de materiales asegurando proveedores alternativos con anticipación.
• Requisitos regulatorios que podrían afectar la selección de proveedores.
• Desafíos logísticos como retrasos en el transporte, problemas aduaneros y riesgos de transporte.

Al trabajar estrechamente con otros departamentos, adquisiciones puede garantizar una ejecución más fluida del proyecto al gestionar proactivamente las interrupciones en la cadena de suministro antes de que se escalen.

3. Mejor selección de proveedores

Seleccionar los mejores proveedores no se trata solo del precio, sino de la calidad, confiabilidad y asociaciones estratégicas a largo plazo. Los especialistas en adquisiciones entienden la experiencia de los proveedores y pueden evaluarlos en función de factores como:

• Historial en la industria
• Capacidad para escalar la producción
• Cumplimiento de estándares de seguridad y regulación
• Capacidades de innovación

La participación temprana de proveedores asegura que las empresas no solo elijan la opción más barata, sino la que ofrece el mayor valor a largo plazo.

4. Cronogramas de proyectos optimizados

Los retrasos en adquisiciones a menudo conducen a plazos incumplidos en el desarrollo de productos. Involucrar al equipo de adquisiciones desde el principio ayuda a acelerar el tiempo de comercialización al garantizar:

• Que los acuerdos con proveedores estén en su lugar antes de que comience la producción.
• Que los plazos de entrega de las materias primas se incorporen en los cronogramas del proyecto.
• Que no haya interrupciones de última hora debido a problemas inesperados de abastecimiento.

Este enfoque colaborativo entre adquisiciones, ingeniería y manufactura asegura que los proyectos se desarrollen sin problemas desde el concepto hasta la ejecución.

5. Mayor poder de negociación

Incorporar adquisiciones en las etapas iniciales da a las empresas más margen para negociar términos favorables. Cuando las adquisiciones se involucran demasiado tarde, las opciones pueden ser limitadas y las empresas a menudo tienen que aceptar mayores costos o comprometer la calidad. Al participar temprano, adquisiciones puede:

• Comparar múltiples proveedores antes de asumir compromisos.
• Asegurar mejores precios con proveedores estratégicos.
• Negociar términos de pago más largos para mejorar el flujo de caja.

Este enfoque proactivo asegura que las empresas obtengan las mejores ofertas antes de verse obligadas a tomar decisiones costosas de último minuto.

6. Alineación con los objetivos del proyecto

El proceso de adquisiciones se trata de garantizar que los proveedores se alineen con la estrategia general de la empresa. La participación temprana de adquisiciones ayuda a:

• Garantizar que los proveedores cumplan con los objetivos de sostenibilidad y estándares de abastecimiento ético.
• Alinear la selección de proveedores con el ciclo de vida de desarrollo de productos a largo plazo de la empresa.
• Evitar conflictos entre especificaciones de ingeniería y capacidades de los proveedores.

Al integrar adquisiciones con los equipos de desarrollo de productos, las empresas pueden garantizar que cada decisión respalde sus objetivos comerciales generales.

7. Colaboración mejorada

Los equipos multifuncionales funcionan mejor cuando adquisiciones, ingeniería y operaciones están en la misma página. La participación temprana de compradores fomenta una mejor comunicación entre departamentos y proveedores, lo que lleva a:

• Retroalimentación constructiva de los proveedores para mejorar diseños.
• Mejor coordinación entre los equipos de abastecimiento y producción.
• Una cadena de suministro más ágil y receptiva.

Pasos para implementar la participación temprana de adquisiciones

1. Definición de objetivos y beneficios

El primer paso en EPI es definir sus objetivos, como ahorros de costos, reducción de riesgos y mejora de la calidad. Establecer metas claras ayuda a alinear a las partes interesadas, asegurando que todos comprendan cómo la participación temprana de adquisiciones puede impulsar mejores resultados del proyecto, desde la gestión de costos hasta la entrega oportuna de materiales.

2. Integrar adquisiciones temprano en el ciclo de vida del proyecto

Las adquisiciones deben estar involucradas desde la fase de diseño conceptual, asesorando sobre la disponibilidad de materiales, implicaciones de costos y opciones de proveedores. La participación temprana permite a adquisiciones influir en las decisiones de diseño y garantizar la alineación con los objetivos del proyecto, reduciendo el riesgo de retrasos o sobrecostos más adelante.

3. Desarrollo de una estrategia de adquisiciones

Una estrategia de adquisiciones debe centrarse en identificar materiales y servicios clave que impacten el cronograma y presupuesto del proyecto. Las evaluaciones tempranas del mercado ayudan a evaluar la disponibilidad de proveedores, posibles fluctuaciones de precios y métodos de abastecimiento, asegurando que las decisiones de adquisiciones se alineen con las necesidades y objetivos generales del proyecto.

4. Involucrar a proveedores y contratistas temprano

Involucrar a los proveedores temprano permite la precalificación de los vendedores, asegurar términos favorables y comprender los desafíos de la cadena de suministro. Involucrar a los proveedores en las revisiones de diseño asegura que los materiales y soluciones propuestas sean prácticos, rentables y factibles, reduciendo la probabilidad de retrasos y problemas de calidad.

5. Crear un plan de adquisiciones colaborativo

Un plan de adquisiciones colaborativo debe alinear los cronogramas de adquisiciones con el cronograma general del proyecto, delineando roles y responsabilidades. Las estrategias de gestión de riesgos deben incorporarse, asegurando que cualquier posible interrupción o retraso en la entrega de materiales se identifique temprano y se mitigue de manera proactiva.

6. Asegurar la alineación con presupuestos y cronogramas

Las decisiones de adquisiciones deben estar estrechamente alineadas con el presupuesto y cronograma del proyecto. La coordinación cercana con el equipo financiero asegura que los gastos se mantengan dentro del presupuesto, mientras que el monitoreo de los cronogramas de entrega garantiza que las adquisiciones se alineen con el progreso general del proyecto, evitando posibles retrasos.

7. Revisar y evaluar resultados

Después de la finalización del proyecto, evalúe cómo EPI contribuyó a alcanzar objetivos como mantenerse dentro del presupuesto y cumplir con el cronograma. Analizar los resultados ayuda a identificar éxitos y áreas de mejora, proporcionando información valiosa para perfeccionar las estrategias de adquisiciones en futuros proyectos.

Conclusión

Ignorar la participación temprana de adquisiciones puede llevar a mayores costos, problemas con proveedores y retrasos en los proyectos. Sin embargo, las empresas que integran adquisiciones en la etapa inicial del desarrollo de productos obtienen eficiencia de costos, mitigación de riesgos y una ventaja competitiva más sólida.

Al trabajar estrechamente con equipos multifuncionales y proveedores estratégicos, los profesionales de adquisiciones pueden optimizar costos, identificar proactivamente riesgos potenciales e impulsar la innovación. ¿El resultado? Una ejecución más fluida del proyecto, mejores relaciones con proveedores y un tiempo de comercialización más rápido, y todos estos son factores críticos en un panorama empresarial competitivo. Si su empresa no está priorizando la participación temprana, ahora es el momento de replantear su estrategia de adquisiciones.