10 Beneficios Clave de la Gestión por Categorías en la Adquisición

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Tomar decisiones de compra más inteligentes puede transformar la manera en que opera una empresa, y eso es exactamente lo que busca lograr la gestión de categorías. Más que organizar productos o servicios en grupos, la gestión de categorías es un enfoque estratégico que impulsa el ahorro de costos, mejora las asociaciones con proveedores y aumenta la eficiencia general en las adquisiciones.

¿Tienes curiosidad por saber cómo este método puede desbloquear un valor real para tu empresa? Vamos a analizar los beneficios clave de la gestión de categorías y ver por qué se está convirtiendo en esencial para empresas listas para trabajar de manera más inteligente, no más difícil.

¿Qué es exactamente la gestión de categorías?

La gestión de categorías es un enfoque estratégico de adquisiciones donde los productos o servicios se agrupan en categorías distintas. En lugar de gestionar las compras caso por caso, las empresas analizan cada categoría en su conjunto para identificar oportunidades de ahorro de costos, eficiencia y mejores relaciones con los proveedores.

Al centrarse en categorías en lugar de artículos individuales, las empresas pueden desarrollar estrategias de abastecimiento personalizadas, negociar mejores contratos y alinear las decisiones de compra con los objetivos generales del negocio. Esencialmente, la gestión de categorías ayuda a las organizaciones a tomar decisiones más inteligentes y con mayor información que generan valor en toda la cadena de suministro.

Algunos elementos esenciales de la gestión de categorías son:

• Análisis de gastos para saber en qué se están utilizando tus recursos
• Segmentación de categorías para identificar qué áreas requieren atención
• Planificación de categorías para desarrollar planes estratégicos de compra
• Planificación de demanda de categorías para comprar solo lo necesario, cuando sea necesario
• Gestión de relaciones clave con proveedores
• Gestión de gastos menores para mantener el control de las compras pequeñas

Ciclo y proceso de gestión de categorías

La gestión de categorías no es algo que se haga una sola vez, es un ciclo. Así es como generalmente se desarrolla:

1. Explora tus gastos: El paso inicial es analizar profundamente los datos de tus gastos. ¿Qué estás comprando? ¿A quién? ¿A qué precio? Esto te proporciona una visión clara y destaca dónde podrías estar perdiendo dinero o dejando escapar ahorros.
2. Ordena y prioriza: No todas las categorías son iguales. Es posible que gastes mucho en hardware de TI pero solo una pequeña cantidad en snacks para la oficina. Clasifica tus categorías según el riesgo, tamaño y valor estratégico para saber dónde concentrarte.
3. Desarrollo de estrategia de categorías: A continuación, crea un plan para cada categoría. Decide cómo comprarás, con qué proveedores deseas trabajar y qué objetivos deseas alcanzar, ya sea reducir costos, mejorar la calidad o aumentar la sostenibilidad.
4. Planifica la demanda: Coordina tus compras con los requerimientos empresariales. No necesitas comprar demasiado y desperdiciar recursos ni comprar muy poco y afectar operaciones.
5. Fuente de compras inteligente: Aprovecha tu poder de compra combinado para obtener condiciones más favorables y seleccionar proveedores que se alineen con tus objetivos de categoría.
6. Monitorea a los proveedores intensamente: Monitorea el rendimiento de tus proveedores. Desarrolla relaciones que trasciendan las transacciones e imagina innovación, cooperación y confianza.
7. Planifica por categoría: Debe haber presupuestos basados en categorías para que sea sencillo rastrear gastos y ahorros con precisión.
8. Monitorea gastos menores: Las pequeñas compras se acumulan. Manéjalas sabiamente para evitar fugas y mantener tus gastos totales bajo control.

Es un ciclo de repetición constante a medida que los mercados y el negocio cambian.

Beneficios de la gestión de categorías

Aquí es donde la gestión de categorías realmente destaca. No es solo una táctica inteligente: en realidad puede redefinir cómo funciona el análisis de categorías de compra y el tipo de resultado que puedes esperar de los proveedores y presupuestos. A continuación, los beneficios de la gestión de categorías:

1. Ahorro de costos mediante consolidación

Comprar en grandes volúmenes dentro de una categoría te brinda mayor poder de negociación. En lugar de realizar pequeños pedidos dispersos desde múltiples proveedores, agrupas tus requisitos. Esto te posiciona bien para negociar mejores precios, rebates y condiciones de contrato, reduciendo los gastos de adquisición sin comprometer la calidad.

2. Mejor visibilidad de gastos

Con la gestión de categorías, tienes mejor visibilidad de tus gastos totales. Señala tendencias, compras redundantes y áreas donde puedes recortar costos. Este grado de análisis de gastos te brinda el poder de tomar mejores decisiones financieras, refinar presupuestos y detectar proveedores o categorías que necesitan atención o renegociación.

3. Procesos de adquisición estandarizados

El análisis de categorías de adquisición aporta uniformidad. En lugar de que cada miembro del equipo use sus propios criterios para aprobar proveedores o realizar compras, tienes pasos definidos. Esta estandarización elimina errores, reduce el tiempo del ciclo de adquisición y mejora la eficiencia general. También asegura que todos trabajen con el mismo enfoque, sin importar la categoría que se maneje.

4. Ahorro de tiempo para los equipos de adquisiciones

La eficiencia en la actividad de compra dentro de categorías establecidas ahorra a tu equipo una cantidad significativa de tiempo. El trabajo repetitivo se automatiza, la adquisición es más focalizada y se pierde menos tiempo buscando cotizaciones o resolviendo problemas de proveedores. Ese tiempo libre puede destinarse a actividades de alto nivel, como el desarrollo de proveedores o la planificación de riesgos, donde hará una gran diferencia.

5. Relaciones más sólidas con los proveedores

La gestión de proveedores por categoría te permite desarrollar relaciones más cercanas y estratégicas con proveedores importantes. No simplemente haces pedidos, trabajas juntos. Con una gestión más eficaz de la relación con proveedores, puedes co-crear soluciones, generar innovación y resolver problemas más rápido. Cuando los proveedores sienten que la asociación es valiosa, tienden a corresponder con un mejor servicio.

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6. Mitigación de riesgos

La segmentación de categorías ayuda a identificar riesgos temprano. Ya sea por sobredependencia en un único proveedor, volatilidad de precios o problemas geopolíticos, puedes detectar problemas antes de que ocurran. Con planes de contingencia y una base de proveedores diversificada, no solo reaccionas ante el riesgo, estás preparado para enfrentarlo, lo que ayuda a mantener las operaciones funcionando sin problemas.

7. Alineación interfuncional

Cuando la estrategia de adquisiciones se construye sobre categorías, la colaboración surge de manera natural. Funciones como finanzas, operaciones y marketing están más inclinadas a participar porque los presupuestos y objetivos basados en categorías resuenan con sus propios intereses. Esto resulta en una mayor alineación, más comunicación y decisiones que benefician al negocio en general, no solo a las adquisiciones.

8. Predicciones y presupuestos más precisos

Con datos claros y planificación de demanda de categorías específica, puedes planificar tu presupuesto con mayor precisión. Entiendes qué se requiere, cuándo y cuánto probablemente costará. Hay menos sorpresas, más control de efectivo y mejor asignación de recursos. La previsión se convierte en algo más detallado y menos especulativo.

9. Apoyo a objetivos ESG y de sostenibilidad

La gestión de categorías te brinda capacidades para alinear tus adquisiciones con objetivos sociales y ambientales. Puedes elegir proveedores que respeten principios éticos, minimicen huellas de carbono o garanticen prácticas laborales justas. Incorporar la sostenibilidad en el desarrollo de estrategias de categorías convierte a las adquisiciones en una fuerza real impulsora de responsabilidad corporativa y valor a largo plazo.

10. Mayor visibilidad del rendimiento de los proveedores

Cuando monitoreas proveedores dentro de categorías particulares, es más sencillo evaluar cómo han funcionado con el tiempo. Puedes comparar tendencias de precios, tasas de entrega, puntuaciones de calidad y capacidad de respuesta, todo de forma paralela. Esta visibilidad te permite recompensar socios de alto rendimiento, corregir bajo rendimiento temprano y asegurarte de que tu base de suministro esté conduciendo tus objetivos de manera eficaz.

Desafíos en la gestión de categorías (y cómo superarlos)

La gestión de categorías ofrece muchos beneficios, pero llegar hasta ahí no siempre es un camino fácil. Como cualquier cambio importante, conlleva desafíos que pueden ralentizar el progreso si no estás preparado. Aquí están algunos de los problemas más comunes y cómo abordarlos de manera efectiva:

• Datos desordenados o incompletos: Si tus datos de gastos están desactualizados, inexactos o dispersos en múltiples sistemas, estás trabajando a ciegas. Datos deficientes llevan a decisiones deficientes. Antes de hacer cualquier otra cosa, tómate el tiempo para limpiar, centralizar y validar tus datos. Las buenas ideas solo vienen de buena información.
• Equipos trabajando en silos: Las adquisiciones no pueden hacerlo solas. Si otros departamentos no están involucrados, arriesgas crear estrategias que nadie más apoye. Involucra a los interesados desde el principio, desde finanzas hasta operaciones, para que la planificación de categorías se convierta en un esfuerzo compartido, no solo en una iniciativa de adquisiciones.
• Resistencia al cambio: Pasar a la gestión de categorías cambia hábitos, sistemas e incluso dinámicas de poder. Eso puede generar oposición. Facilita la transición comunicando claramente los beneficios, celebrando pequeños éxitos temprano y ofreciendo formación para que las personas se sientan seguras en el nuevo enfoque.
• Caos en los gastos menores: Las pequeñas compras a menudo pasan desapercibidas y afectan los presupuestos. Implementa herramientas de gestión de gastos menores, crea directrices y establece proveedores preferidos para controlar esto sin microgestionar cada transacción.

Abordar estos obstáculos requiere tiempo y compromiso, pero la recompensa vale la pena: gastos más inteligentes, mejores relaciones con proveedores, y una función de adquisición más sólida.

Hoja de ruta para la gestión de categorías

Adoptar la gestión de categorías no es una actividad instantánea. Requiere un plan, prioridades claras y colaboración entre equipos. Aquí tienes una hoja de ruta sencilla para guiarte en el proceso, paso a paso:

1. Establece objetivos claros

Antes de hacer cualquier otra cosa, determina cómo se verá el éxito para tu empresa. ¿Estás buscando ahorrar costos, minimizar riesgos en la cadena de suministro, optimizar la eficacia de las adquisiciones o alcanzar objetivos ESG? Quizás todos ellos. Objetivos claros informar.

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